SEGUNDA ETAPA, REUNIONES 14 Y 15

28 de octubre y 4 de noviembre. Seguimos avanzando hacia las metas planteadas. En el camino continuamos encontrando oportunidades de mejora y aprendiendo de los errores. Eso es muy bueno, ya que, uno de nuestros objetivos para esta segunda mitad del año es poder afianzar el uso de la metodología; lograr en las reuniones máxima productividad sin perder de vista la calidad del proceso y de los resultados. Para nosotros, en esta etapa, más allá de alcanzar las metas que nos fijamos, el resultado más importante será llegar a fin de año con una metodología de trabajo sólida, que nos permita comenzar el 2012 con bases muy firmes e incluso, en condiciones de poder transmitir esta experiencia y la herramienta utilizada, a otros sectores de nuestra organización, si lo desean.

No han ocurrido muchas cosas nuevas en estas dos semanas. Quizá la más significativa es que incorporamos un nuevo miembro a nuestro equipo: Mirta. Ella es auxiliar de enfermería y acaba sumarse al plantel de Salud Laboral, proveniente de otro sector de la Municipalidad. Es interesante esta incorporación porque era una necesidad del área para poder brindar una mejor atención. Comenzó con nosotros el 2 de noviembre, de manera que ya participó de la primera reunión de trabajo. Todos le dimos la bienvenida y nos pusimos a su disposición para ayudarla en lo que necesite. Aquí van un par de fotos de esa reunión, que estuvo conducida por Armando.

Algo importante que sucedió en esta última reunión fue que varios de nosotros nos dimos cuenta de que necesitamos mejorar la metodología de trabajo, ya que sospechamos que estamos repitiendo una parte del proceso durante la reunión y eso nos hace desperdiciar tiempo. Marcelo se puso a trabajar en el tema; probaremos algunos cambios en la reunión del 11 de noviembre y otros los dejaremos planteados para la siguiente.

Por una parte vamos a estructurar aún más la reunión de trabajo, de acuerdo con el siguiente esquema.

Por otro lado, comenzaremos a utilizar un formulario estandarizado para hacer el seguimiento de las actividades y las tareas semanales. Lo llamaremos Planilla RSA (Registro y Seguimiento de Actividades). El siguiente ejemplo muestra la estructura.

Por último, quizá lo más importante que estamos aprendiendo con este proceso: EL VALOR DE LOS RESULTADOS. Entender que lo más importante es “hacer que las cosas sucedan”, y no esperar que otro lo haga, o explicar por qué no se pudo hacer. Poner todo el esfuerzo físico y mental al servicio de nuestras metas.
Nadie espera que le expliquemos “por qué no pudimos hacerlo”; nuestros clientes esperan RESULTADOS. Como dijera Miranda, personaje interpretado de manera genial por Meryl Streep en una de sus famosas películas, ante una explicación de su asistente: “No me interesan los detalles de tu incompetencia”.

Y para ilustrar este cambio que estamos consiguiendo, una imagen vale más que mil palabras. Estos son Armando, Médico y Jefe de Salud Laboral y Franco, a punto de recibirse de Técnico en Higiene y Seguridad. Ellos no dicen “esto no me corresponde” o “yo no estoy para esto”; ellos consiguen los resultados, no importa el esfuerzo que haya que hacer... Claro, y el vehículo utilizado para el transporte tampoco pertenece a la Municipalidad, es de Luján, otra de nuestras compañeras en este camino (que, además, tomó las fotos). Nadie se queja por tener que hacer esto; sólo lo hacen. Es más, creo que lo disfrutan.
Este es el cambio más importante que todos estamos logrando en nuestra Dirección: ser protagonistas, no espectadores.





NUESTRA FILOSOFÍA

Con la ayuda de Fernando Porfiri (http://www.oceanographic.com.ar/) le pusimos arte a nuestra Plataforma Filosófica.

SEGUNDA ETAPA, REUNIÓN 13

21 de octubre. Comenzamos la reunión con “una buena y una mala”. La buena fue que definimos quienes asistiremos al Seminario de Incentivación Tecnológica (SITEC) de la empresa Acindar (Grupo Arcelor-Mittal), al que fuimos invitados para presentar nuestra experiencia de trabajo. La fecha de realización es el 24 de noviembre y los encargados de desarrollar la presentación serán Armando, Natalia, Jorge, Miguel y Luján, haciendo la salvedad de que la asistencia de Jorge depende de que su primer hijo no decida nacer exactamente ese día. Algunos de nosotros no asistiremos para asegurar que las distintas oficinas de nuestra Dirección permanezcan abiertas.

La mala es que sabemos que algunas personas de la organización han difundido informaciones falsas sobre el proceso que estamos desarrollando. En ellas refieren que el trabajo que estamos llevando adelante (en especial las visitas a sectores) tiene como finalidad conseguir “beneficios” personales para algunos de nosotros, como por ejemplo, puestos de mayor jerarquía. Hicimos un poco de catarsis sobre el tema para sacarnos la bronca. Sin embargo, entendemos que estas personas malintencionadas son una pequeña minoría. Nuestra conclusión al respecto es que debemos ser muy cautelosos en los temas que tratamos en las visitas a sectores y en la manera de abordarlos; dejar siempre un mensaje positivo y evitar todo tipo de crítica.

En otro orden de cosas, Marcelo comentó que recibió la invitación de la Universidad Nacional de Córdoba, para asistir a una importante Jornada sobre Gestión por Resultados que se desarrollará los días 5 y 6 de diciembre en la Ciudad de Córdoba. Allí expondrá sobre nuestra experiencia de trabajo frente a un distinguido auditorio. Posiblemente lo acompañe la Secretaria de Gobierno.

De acuerdo con lo planteado en la reunión anterior, la primera parte de esta reunión (rendición de cuentas) fue conducida por Marcelo y la segunda (nuevos compromisos) por Natalia, de muy buen desempeño.

Agregamos dos nuevas actividades, a las que necesitamos dar seguimiento: 1) Preparar la presentación para el SITEC y 2) Establecer un proceso sistemático de control y seguimiento de estado de matafuegos en todas las dependencias municipales.

RENDICIÓN DE CUENTAS - MEJORA DE PROCESOS.

1.   Reunión con kinesióloga para obtener recomendaciones sobre ejercicios a aplicar con el personal que usa permanentemente computadoras à Armando y Mariana. Incumplido por inconvenientes de la kinesióloga.

2.   Preparar borrador de procedimiento para registración de datos sobre accidentes de trabajo à Franco.  Cumplido.

3.   Poner en marcha el nuevo proceso de aviso de licencia por enfermedad; y exponer en la reunión del próximo viernes mejoras y problemáticas que surgieron a partir de su implementación. à Susana, Marcelo, Armando, Alicia y Mariana. Cumplido. Comenzó a utilizarse con éxito.

4.   Comenzar a cargar las citaciones a personal por incumplimiento reiterado de las reglamentaciones vigentes ya realizadas para contar con datos estadísticos à Javier. Cumplido. A partir de la implementación surgieron algunos inconvenientes.

5.   Dar seguimiento a Daniel Velázquez sobre la nota formal enviada al mismo sobre necesidades de mantenimiento de relojes de control de ingreso/egreso del personal, de acuerdo con lo que se conversó con él la semana anterior à Marcelo. Inconcluso. Desde Cómputos manifiestan que no corresponde a ellos esta responsabilidad.

6.   Continuar el seguimiento de la mejora del espacio físico de Salud Laboral (Compra de pequeños elementos de trabajo) à Armando. Pendiente. Se continúa con esta tarea.

7.   Reunión con farmacéutico para coordinar sobre la planificación de las campañas de vacunación para el 2012 à Alicia y Mariana. Incumplido.

8.   Enviar borrador de procedimiento a Marcelo sobre la reorganización de la atención al público de Oficina de Personal à Natalia. Cumplido.

9.   Planificar la organización total de la capacitación en manejo de sustancias peligrosas a personal de la Secretaría de Agua y Medio Ambiente (y otros, si fuera necesario), en especial en Planta de Cloacas à Jorge y Marcelo. Incumplido.

10. Elevar reiteración de nota a Sergio Lingiardi para que vea la viabilidad de satisfacer las necesidades de EPP faltantes a gente de Planta de cloacas y otros con manejo de sustancias peligrosas à Javier, Franco y Miguel. Cumplido. La Oficina de Compras ya cuenta con el listado de los elementos necesarios.

11. Elevar borrador a Marcelo sobre parte diario de inasistencias para que completen los chaperos à Jorge. Pendiente. El borrador lo tiene Susana para analizar y luego será enviado a Marcelo.

12. Visitar al personal operativo de cementerio para comunicar avances sobre la posibilidad de proporcionar contención psicológica à Armando. Incumplido.

13. Coordinar con Daniel Velázquez la extracción del actual reloj de Casa de la Cultura y derivar al personal a que marque en el reloj del Palacio à Susana. Esta tarea se encuentra suspendida hasta definir responsables del mantenimiento de relojes.

14. Analizar cómo estamos atendiendo al público en cada sector y proponer acciones para mejorar. Reunión de cada jefe con el personal de su sector para reflexionar al respecto y presentar informe con sugerencias para la mejora, en reunión del 21 de octubre à Marcelo, Susana, Armando y Javier. Incumplido.

15. Poner en marcha nueva versión del sistema de Recursos Humanos à Claudio. Se continúa con la puesta en marcha.

16. Poner en operación definitiva el módulo de “Control de tiempos y ausencias” del sistema informático de Recursos Humanos à Claudio. Se continúa con la puesta en marcha.

17. Poner en operación definitiva el módulo de “Vacaciones” del sistema informático de Recursos Humanos à Claudio. Se continúa con la puesta en marcha.

RENDICIÓN DE CUENTAS - VISITAS A SECTORES.

1.   TELEFONÍA Y GESTORES à Javier, Jorge, Natalia.

Cumplido.

2.   PARQUES Y PASEOS (Obrador) à Franco, Armando.

Incumplido.

3.   TRABAJO SOCIAL (Acción Social) à Susana, Miguel, Javier.

Cumplido. En esta visita también participó Jorge.

4.   SECRETARÍA PRIVADA à Mariana, Lujan, María José.

Incumplido.

5.   FARMACIA à Alicia, Mariana.

Incumplido.

TABLERO DE RESULTADOS.

NUEVOS COMPROMISOS – MEJORA DE PROCESOS.

1.   Reunión con kinesióloga para obtener recomendaciones sobre ejercicios a aplicar con el personal que usa permanentemente computadoras à Armando y Mariana.

2.   Reunión para analizar borrador procedimiento para registración de datos sobre accidentes de trabajo à Marcelo y Franco.  

3.   Continuar con la prueba del nuevo proceso de aviso de licencia por enfermedad; y exponer en la reunión del próximo viernes mejoras y problemáticas que surgieron a partir de su implementación. à Susana, Armando, Alicia y Mariana.

4.   Consultar en Despacho por estado de Decreto de puesta en vigencia del Protocolo de Investigación de accidentes. à Javier.

5.   Reunión para analizar distintos datos faltantes en la carga de las citaciones a personal por incumplimiento reiterado de las reglamentaciones vigentes à Susana y Javier.

6.   Reunión con Gabriela para analizar pasos a seguir en relación a las necesidades de mantenimiento de relojes de control de ingreso/egreso del personal, de acuerdo con lo que se conversó con Velázquez la semana anterior à Marcelo.

7.   Acordar con Silvia Santolín el traslado de muebles para mejorar el espacio físico de Salud Laboral à Armando.

8.   Preparar borrador de esquema con grupos de riesgo para planificar las campañas de vacunación para el 2012 à Armando, Alicia y Mariana.

9.   Formalizar procedimiento sobre la reorganización de la atención al público de Oficina de Personal y enviarlo a todos los integrantes de la Dirección à Marcelo y Natalia.

10. Reunión con Edo para planificar la organización total de la capacitación en manejo de sustancias peligrosas a personal de la Secretaría de Agua y Medio Ambiente (y otros, si fuera necesario), en especial en Planta de Cloacas à Jorge y Marcelo.

11. Corregir con Susana últimos detalles de procedimiento sobre parte diario de inasistencias para Chaperos y, posteriormente, enviarlo a Marcelo para formalizarlo à Jorge.

12. Visitar junto con la psicóloga al personal operativo de cementerio para avanzar sobre temática de contención psicológica à Armando.

13. Analizar cómo estamos atendiendo al público en cada sector y proponer acciones para mejorar. Reunión de cada jefe con el personal de su sector para reflexionar al respecto y presentar informe con sugerencias para la mejora, en reunión del 28 de octubre à Marcelo, Susana, Armando y Javier.

14. Poner en marcha nueva versión del sistema de Recursos Humanos à Claudio.

15. Poner en operación definitiva el módulo de “Control de tiempos y ausencias” del sistema informático de Recursos Humanos à Claudio.

16. Poner en operación definitiva el módulo de “Vacaciones” del sistema informático de Recursos Humanos à Claudio.

17. Reunión para preparar presentación SITEC à Jorge, Armando, Natalia y Miguel.

18. Realizar relevamiento de matafuegos que se encuentran en las distintas sedes municipales, y su estado à Edo, Franco, Javier y Miguel.

NUEVOS COMPROMISOS - VISITAS A SECTORES.

SECTOR	ASISTEN
Jardín de Infantes	Jorge, Susana, Natalia, Claudio
Parques y paseos (Obrador)	Franco, Armando, Claudio
Protección Civil	Armando, Franco, Javier
Secretaría privada	Mariana, Luján, María José
Farmaceutico municipal	Alicia, Luján, Maria José
Tribunal Nº1	Javier, Miguel, Maria José

SEGUNDA ETAPA, REUNIÓN 12

14 de octubre. Fue una reunión especial ya que el coordinador habitual es Marcelo, pero como se encontraba ausente por motivos personales, el encargado de hacerlo fue Javier, quien cumplió muy bien con su rol.

En los primeros minutos Javier hizo unas breves reflexiones sobre el libro que está leyendo: “Ayúdele a la gente a ganar en el trabajo”. También habló sobre la importancia de continuar con este proceso y alcanzar los objetivos propuestos.

En cuanto a los compromisos, es evidente que nos está costando concretar las mejoras, es algo sobre lo que necesitamos poner más esfuerzo aún; nos cuesta administrar bien el tiempo. Respecto de las visitas a los sectores, fue una buena semana ya que se pudieron concretar las cinco que teníamos programada; en todas fue evidente la expectativa de quienes nos reciben. Más aún, algunos compañeros de trabajo a quienes todavía no hemos visitado, nos piden que lo hagamos.

Se habló también de la posibilidad de que para las próximas reuniones podamos alternar el coordinador, con el fin de que todos podamos adquirir experiencia en ello. Armando propuso a Natalia para la próxima reunión, quien aceptó el desafío.

RENDICIÓN DE CUENTAS - MEJORA DE PROCESOS.

1.   Reunión con kinesióloga para obtener recomendaciones sobre ejercicios a aplicar con el personal que usa permanentemente computadoras à Armando y Mariana. Incumplido por inconvenientes de la Kinesióloga.

2.   Dar seguimiento a la autorización de la Secretaria de Gobierno para implementar el proceso à Javier. Cumplido.

3.   Preparar procedimiento para registración de datos sobre accidentes de trabajo à Franco. Incumplido.

4.   Reunión para definir puesta en marcha del nuevo proceso de aviso de licencia por enfermedad à Susana, Marcelo, Armando, Alicia y Mariana. Cumplido. El lunes 17/10 comienza a utilizarse el nuevo proceso a modo de prueba.

5.   Mandar a Secretaria de Gobierno Decreto para formalizar proceso de citación a personal por incumplimiento reiterado de las reglamentaciones vigentes à Marcelo. Cumplido.

6.   Sobre el mismo proceso anterior, enviar Excel a Javier y explicar cómo se cargan los datos, para que haga cargo de esta actividad à Marcelo. Cumplido.

7.   Sobre el mismo proceso anterior, comenzar a cargar las citaciones ya realizadas para contar con datos estadísticos à Javier. Incumplido.

8.   Mandar a Daniel Velázquez nota formal sobre necesidades de mantenimiento de relojes de control de ingreso/egreso del personal, de acuerdo con lo que se conversó con él la semana anterior à Marcelo. Cumplido.

9.   Reunión con Secretaria de Gobierno para definir su puesta en marcha del nuevo Certificado de estado de salud à Armando y Mariana. Cumplido.

10. Continuar el seguimiento de la mejora del espacio físico de Salud Laboral (Compra de pequeños elementos de trabajo) à Armando. Incumplido.

11. Consultar a Silvia Santolín para ver si le interesa llevarse el escritorio que incomoda en el área de salud laboral à Armando. Cumplido. En el transcurso de la presente semana lo viene a retirar.

12. Planificar y proponer campañas de vacunación para el 2012. Identificar los sectores de vacunación según grupos de riesgo à Alicia. Cumplido. Se estableció una primera versión a revisar.

13. Reorganizar la atención al público de Oficina de Personal. Desarrollar borrador de procedimiento à Natalia. Cumplido.

14. Capacitar en manejo de sustancias peligrosas a personal de la Secretaría de Agua y Medio Ambiente (y otros, si fuera necesario), en especial en Planta de Cloacas. Definir qué capacitación se necesita y preparar detalle para comentar en próxima reunión à Javier y Edo. Cumplido parcialmente. Se está conversando con representante de Prevención ART.

15. Evaluar necesidades de EPP faltantes a gente de Planta de cloacas y otros con manejo de sustancias peligrosas. Presentar detalle en la próxima reunión à Javier, Franco y Edo. Cumplido.

16. Diseñar un parte diario de inasistencias para que completen los chaperos. Preparar borrador à Susana y Jorge. Cumplido.

17. Evaluar posibilidad de proporcionar contención psicológica a personal operativo de cementerio y otras áreas. Coordinar con la María Laura Grieco para obtener su asesoramiento sobre aspectos a tener en cuenta à Armando y Claudio. Cumplido.

18. Retirar el actual reloj de Casa de la Cultura y derivar al personal a que marque en el reloj del Palacio à Javier y Franco. Cumplido. Se coordinó la modificación con el Director de Cultura, Carlos Depego. Quedo pendiente retirar el reloj.

19. Analizar cómo estamos atendiendo al público en cada sector y proponer acciones para mejorar. Reunión de cada jefe con el personal de su sector para reflexionar al respecto y presentar informe con sugerencias para la mejora, en reunión del 21 de octubre à Marcelo, Susana, Armando y Javier. Incumplido.

20. Poner en marcha nueva versión del sistema de Recursos Humanos à Claudio. Claudio no asistió a la reunión.

21. Poner en operación definitiva el módulo de control de tiempos y ausencias del sistema informático de Recursos Humanos à Claudio. Claudio no asistió a la reunión.

22. Poner en operación definitiva el módulo de vacaciones del sistema informático de Recursos Humanos à Claudio. Claudio no asistió a la reunión.

23. Desarrollar descripción de puesto del Zanjero del Taller Eléctrico à Jorge y Javier. Desestimado, por incompatibilidad con el proceso de la Dirección de Recursos Humanos.

RENDICIÓN DE CUENTAS - VISITAS A SECTORES.

1.   RECEPTORIA à Javier, Romina, Natalia.

Cumplido.

2.   CHAPEROS à Jorge, Armando, Natalia.

Cumplido. Armando no pudo asistir por tener otra reunión al mismo horario.

3.   MAYORDOMÍA à Susana, Miguel, Armando.

Cumplido. Miguel no pudo asistir por tener otros compromisos.

4.   INSTRUCCIÓN VIAL à Marcelo, Lujan, María José.

Cumplido.

5.   C.I.C. à Luján, Miguel, María José.

Cumplido. Miguel no pudo asistir por tener otros compromisos.

TABLERO DE RESULTADOS.

NUEVOS COMPROMISOS – MEJORA DE PROCESOS.

1.   Reunión con kinesióloga para obtener recomendaciones sobre ejercicios a aplicar con el personal que usa permanentemente computadoras à Armando y Mariana.

2.   Preparar procedimiento para registración de datos sobre accidentes de trabajo à Franco.

3.   Poner en marcha el nuevo proceso de aviso de licencia por enfermedad; y exponer en la reunión del próximo viernes mejoras y problemáticas que surgieron a partir de su implementación. à Susana, Marcelo, Armando, Alicia y Mariana.

4.   Comenzar a cargar las citaciones a personal por incumplimiento reiterado de las reglamentaciones vigentes ya realizadas para contar con datos estadísticos à Javier.

5.   Dar seguimiento a Daniel Velázquez sobre la nota formal enviada al mismo sobre necesidades de mantenimiento de relojes de control de ingreso/egreso del personal, de acuerdo con lo que se conversó con él la semana anterior à Marcelo.

6.   Continuar el seguimiento de la mejora del espacio físico de Salud Laboral (Compra de pequeños elementos de trabajo) à Armando.

7.   Reunión con farmacéutico para coordinar sobre la planificación de las campañas de vacunación para el 2012 à Alicia y Mariana.

8.   Enviar borrador de procedimiento a Marcelo sobre la reorganización de la atención al público de Oficina de Personal à Natalia.

9.   Planificar la organización total de la capacitación en manejo de sustancias peligrosas a personal de la Secretaría de Agua y Medio Ambiente (y otros, si fuera necesario), en especial en Planta de Cloacas à Jorge y Marcelo.

10. Elevar reiteración de nota a Sergio Lingiardi para que vea la viabilidad de satisfacer las necesidades de EPP faltantes a gente de Planta de cloacas y otros con manejo de sustancias peligrosas à Javier, Franco y Miguel.

11. Elevar borrador a Marcelo sobre parte diario de inasistencias para que completen los chaperos à Jorge.

12. Visitar al personal operativo de cementerio para comunicar avances sobre la posibilidad de proporcionar contención psicológica à Armando.

13. Coordinar con Daniel Velázquez la extracción del actual reloj de Casa de la Cultura y derivar al personal a que marque en el reloj del Palacio à Susana.

14. Analizar cómo estamos atendiendo al público en cada sector y proponer acciones para mejorar. Reunión de cada jefe con el personal de su sector para reflexionar al respecto y presentar informe con sugerencias para la mejora, en reunión del 21 de octubre à Marcelo, Susana, Armando y Javier.

15. Poner en marcha nueva versión del sistema de Recursos Humanos à Claudio.

16. Poner en operación definitiva el módulo de control de tiempos y ausencias del sistema informático de Recursos Humanos à Claudio.

17. Poner en operación definitiva el módulo de vacaciones del sistema informático de Recursos Humanos à Claudio.

NUEVOS COMPROMISOS - VISITAS A SECTORES.

SECTOR	ASISTEN
Telefonía y Gestores	Javier, Jorge, Natalia.
Parques y paseos (Obrador)	Franco, Armando.
Trabajo social (Estación FFCC)	Susana, Miguel, Javier.
Secretaría privada	Mariana, Luján, María José.
Farmaceutico municipal	Alicia, Mariana.